Privacyverklaring

Yaarwerk doet er alles aan om de gegevens die je aan ons verstrekt op adequate wijze te beveiligen en jouw privacy te beschermen. Deze privacyverklaring heeft als doel om je openbaarheid te verschaffen over welke gegevens wij verzamelen bij het gebruik van onze website, wat het doel is voor het verzamelen van deze gegevens, hoe wij met jouw gegevens omgaan en welke rechten je hebt in verband met de verstrekte gegevens.

Welke gegevens kun je aan Yaarwerk verstrekken en verzamelen wij op onze beurt?
Je krijgt op onze website de mogelijkheid om voor verschillende doeleinden gegevens aan Yaarwerk te verstrekken. In een groot deel van de gevallen zullen dit bedrijfsgegevens zijn. Echter is het ook mogelijk om persoonsgegevens te verstrekken. Uiteraard is het voor ons zaak om voor beide soorten gegevens een adequaat beveiligingsniveau te hanteren. Wij geven graag een overzicht van de soorten gegevens die je aa n ons kunt verstrekken en die wij op onze beurt verzamelen:

• Persoonsgegevens, zoals:
– NAW-gegevens
– Telefoonnummer
– E-mailadres
– Geboortedatum
– Functie
– Gegevens op de motivatiebrief
– Gegevens op het curriculum vitae

• Bedrijfsgegevens, zoals:
– Bedrijfsnaam
– Telefoonnummer
– E-mailadres
– Adresgegevens

Welke informatie verzamelt Yaarwerk automatisch door middel van daarvoor gebruikte technieken?

Cookies
Wij maken op de website gebruik van Cookies. Een cookie is een eenvoudig klein bestand dat met pagina’s van deze website (en/of Flashapplicaties) wordt meegestuurd en door uw browser op de harde schrijf van uw computer wordt opgeslagen. Cookies worden gebruikt om eventueel gebruikersnamen, wachtwoorden en persoonlijke instellingen te bewaren. Bij een volgend bezoek hoeft u dan niet opnieuw uw gegevens in te voeren. Cookies worden ook gebruikt om informatie te verzamelen aan de hand waarvan het bezoek aan en gebruik van de Yaarwerk website geëvalueerd kan worden. Een Cookie registreert geen persoonlijke gegevens of zaken die naar u als persoon zijn te herleiden. De meeste internetbrowsers bieden je de mogelijkheid om het plaatsen van Cookies (gedeeltelijk) te blokkeren of om je vooraf te laten melden wanneer er een cookie wordt geplaatst. Hoe je dit kunt doen, vind je in de handleiding van jouw webbrowser (bijv. Internet Explorer, Mozilla Firefox of Google Chrome) of door jouw voorkeuren aan te passen via Your Online Choices. Het uitzetten van Cookies kan het gebruik van onze website beperken.

Google
Via onze website wordt ook een cookie geplaatst van het bedrijf Google, als deel van de “Analytics”- dienst. Wij gebruiken deze dienst om bij te houden en rapportages te krijgen over hoe bezoekers de website gebruiken. De informatie die Google verzamelt wordt zoveel mogelijk geanonimiseerd. Jouw IP-adres wordt nadrukkelijk niet meegegeven. De informatie wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe
wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hier geen invloed op.

Voor welk doel en op basis van welke rechtsgrond gebruikt Yaarwerk uw gegevens?
Yaarwerk gebruikt jouw gegevens met het doel om:

• Je per e-mail de nieuwsbrief of andersoortig geautomatiseerde mailing te sturen waarvoor je je hebt
ingeschreven;
• Salesactiviteiten uit te voeren;
• Contact met je op te nemen indien je het contactformulier hebt ingevuld;
• Jouw sollicitatie in behandeling te kunnen nemen.

De verwerking van jouw persoonsgegevens voor bovenstaande doeleinden zal plaatsvinden op basis van toestemming, of op grond van een gerechtvaardigd belang van Yaarwerk. Indien je toestemming hebt gegeven voor de verwerking van persoonsgegevens, kun je deze toestemming te allen tijde intrekken. Dit kun je bijvoorbeeld doen door via de link in de nieuwsbrief aan te geven dat je deze niet meer wilt ontvangen. Je kunt jouw toestemming ook intrekken door een e-mail te sturen naar info@Yaarwerk.nl.

Verstrekt Yaarwerk gegevens aan derde partijen en hoe zit het met links naar websites van derde partijen?
Yaarwerk verkoopt jouw gegevens nooit aan derden. Voor het versturen van nieuwsbrieven maakt Yaarwerk gebruik van Mailchimp. Gegevens die worden verstrekt door het invullen van contactformulieren worden opgeslagen in Simplicate. Met deze derde partijen sluiten wij verwerkersovereenkomsten om duidelijke afspraken te maken over de verwerking van die persoonsgegevens. Daarbij willen wij er zeker van zijn dat die derde partij zorgt voor minstens hetzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens.

Op de website van Yaarwerk kun je links aantreffen naar websites van derden. Hoewel deze websites met zorg zijn geselecteerd draagt Yaarwerk geen verantwoordelijkheid voor de omgang met uw persoonsgegevens door deze derden. Lees hiervoor het privacy statement van deze websites voor meer informatie.

Bewaartermijn gegevens
Yaarwerk bewaart de gegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn ontvangen. Indien je je uitschrijft voor de nieuwsbrief, of ons laat weten dat je niet meer door ons benaderd wilt worden, verwijderen we jouw gegevens zo snel mogelijk, doch uiterlijk binnen 4 weken nadat je het verzoek hebt gedaan. Gegevens die langer moeten worden bewaard op grond van wet – en regelgeving zullen voor de daarin aangewezen termijnworden bewaard.

Rechten betrokkenen
Als betrokkene heb je het recht op inzage, recht op rectificatie, recht op vergetelheid, recht op dataportabiliteit, recht op beperking van de verwerking en het recht op bezwaar. Verzoeken rondom deze rechten kunnen gedaan worden door een e-mail te sturen naar info@Yaarwerk.nl. Bij het verzoek ontvangen we graag een kopie van uw ID of rijbewijs, zodat wij er zeker van kunnen zijn dat het verzoek door de juiste persoon is gedaan. Wij wijzen je er in dit geval op, dat het aan te raden is het bsn-nummer en de foto onleesbaar te maken, ter behartiging van uw privacy. Een dergelijk verzoek zal binnen redelijke termijn worden behandeld, doch uiterlijk binnen vier (4) weken na ontvangst van het verzoek. Als een verzoek wordt afgewezen zal deze afwijzing worden gemotiveerd.

Naast de bovengenoemde rechten wijst Yaarwerk je er op dat je het recht hebt een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens over de verwerking van persoonsgegevens door
Yaarwerk. Raadpleeg hiervoor: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-deautoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Houdt Yaarwerk alles geheim?
Alle aan Yaarwerk verstrekte persoonsgegevens zullen vertrouwelijk worden behandeld. Yaarwerk, de medewerkers van Yaarwerk en zij die in opdracht van Yaarwerk toegang hebben tot persoonsgegevens zijn verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennis nemen, behoudens voor zover zij door wet of regelgeving verplicht worden mededelingen te doen. Op de website van Yaarwerk kun je links aantreffen naar websites van derden. Hoewel deze websites met zorg zijn geselecteerd draagt Yaarwerk geen verantwoordelijkheid voor de omgang met uw persoonsgegevens door deze derden. Lees hiervoor het privacy statement van deze websites voor meer informatie.

Heeft Yaarwerk de beveiliging van uw persoonsgegevens op orde?
Yaarwerk hanteert verschillende maatregelen om de veiligheid en integriteit van uw persoonsgegevens te kunnen waarborgen. Hieronder vallen maatregelen tegen ongeoorloofde toegang, ongeoorloofd gebruik, ongeoorloofde wijziging en onrechtmatig en onbedoelde vernietiging of onbedoeld verlies. Zo worden de gegevens die worden ingevoerd in de formulieren onder andere in een veilige omgeving(https) verwerkt en worden uw gegevens opgeslagen in veilige bestuursomgevingen die enkel toegankelijk is voor specifieke personen.

Wijzigen privacy statement
Yaarwerk behoudt zich het recht voor dit privacy statement aan te passen. Wijzigingen zullen altijd op deze website worden gepubliceerd. Voor vragen over het privacybeleid van Yaarwerk kunt u altijd contact opnemen met info@Yaarwerk.nl

Virtuele assistent
Op onze website staat een virtuele assistent die vragen kan beantwoorden rond juridische en fiscale aangelegenheden. Wij zijn zorgvuldig als het gaat om het geven van betrouwbare en actuele informatie aan de gebruikers van deze virtuele assistent. Echter kunnen wij niet garanderen dat deze informatie steeds actueel, foutloos of volledig is. Bijgevolg kunnen geen rechten worden ontleend aan de informatie die de virtuele assistent geeft. Tevens kan er geen aansprakelijkheid ontstaan voor schade volgend uit onjuistheden, onvolledigheden of vertragingen in de aangeboden informatie.

De virtuele assistent kan hyperlinks, foto’s, video’s, of andere verwijzingen naar (niet-)commerciële inhoud bevatten. Wij dragen geen verantwoordelijkheid voor de inhoud van informatie van derden.

Daar de inhoud en vormgeving is ontwikkeld door accounton.io, kan de inhoud van de website, waaronder begrepen maar niet beperkt tot de teksten, look and feel, geluid- en beeldmateriaal, afbeeldingen, software, vormgeving, merken, logo’s, enige andere informatie en databanken rusten intellectuele eigendomsrechten welke aan ons, onze licentiegevers en/of haar partners toebehoren. Deze inhoud mag uitsluitend worden gebruikt om van de website en de daarop aangeboden diensten gebruik te maken. Zonder uitdrukkelijke voorafgaande schriftelijke toestemming van ons en onze licentiegever mag u de inhoud niet voor andere doeleinden aanwenden, waaronder begrepen, maar niet beperkt tot het verveelvoudigen en/of openbaar maken daarvan dan wel het verstrekken daarvan aan derden, al dan niet voor commerciële doeleinden.

Privacy policy virtuele assistent

1. WIE IS VERANTWOORDELIJK VOOR DE VERWERKING VAN DE GEGEVENS?

De verwerkingsverantwoordelijke van de virtuele assistant is Yaarwerk B.V, met maatschappelijke zetel te Rotterdam, met ondernemingsnummer 61091995, met als contactpersoon de heer Seven de Groot (seven.degroot@yaarwerk.nl).

De verwerkingsveratwoordelijke doet het mogelijke om uw privacy zo goed mogelijk te respecteren. “*VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE*” leeft hierbij de Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van persoonsgegevens (hierna “GDPR”) na of iedere toekomstige of aanvullende wetgeving die van toepassing is.

2. WAT ZIJN PERSOONSGEGEVENS?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens waardoor een natuurlijk persoon, in dit geval de gebruiker van onze virtuele assistent, geïdentificeerd kan worden of identificeerbaar is. Hieronder vallen contactgegevens zoals uw naam en e-mailadres, maar ook gebruiksgegevens van sociale media account, uw IP adres, uw voorkeuren, financiële gegevens, gevoelige gegevens,…

3. WAAROP IS DIT PRIVACYBELEID VAN TOEPASSING?

Dit privacybeleid is van toepassing op het gebruik van de virtuele assistent en de contract bot op de website van ons accountancy kantoor.

Met de virtuele assistent maken we het u een stuk eenvoudiger om informatie over uw juridisch probleem en situatie te verkrijgen. U kan naderhand ook een afspraak met een van onze specialisten inplannen. Met de bovenstaande doelen voor ogen, verzamelen wij in een aantal gevallen uw gegevens. Dit privacybeleid dient dan ook om u hierover uitgebreid te informeren.

4. WELKE PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN WIJ?

Door te communiceren met de virtuele assistent deelt u een aantal persoonsgegevens met ons.

Uw persoonlijke gegevens worden steeds vertrouwelijk behandeld, niet verhandeld, verkocht, verhuurd. De persoonlijke gegevens zullen enkel aan derden worden doorgegeven mits onze dienstverlening dit noodzakelijk vereist. In dit laatste geval zullen wij indien redelijkerwijze mogelijk, pogen u van tevoren dienaangaande te informeren, tenzij een en ander aan wettelijke beperkingen onderhevig is.

De gegevens worden steeds bewaard binnen de EU. Om de virtuele assistent te kunnen aanbieden laat de Verwerkingsverantwoordelijke zich mogelijks bijstaan door een selectief aantal verwerkers. Indien zij toegang hebben tot de door u ingegeven persoonsgegevens wordt met hen de nodige garanties bekomen overeenkomstig de GDPR.

De persoonsgegevens worden door de Verwerkingsverantwoordelijke verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking. Daarna zullen uw gegevens gewist worden of geanonimiseerd.

Volgende persoonsgegevens kunnen hierbij verwerkt worden:

  • Identificatiegegevens:

De virtuele assistent kan u op een gegeven moment om een aantal identificatiegegevens vragen. Deze gegevens worden door ons accountancy kantoor gebruikt om een afspraak te kunnen inplannen en u te kunnen contacteren omtrent uw juridisch probleem. U hebt de mogelijkheid om de volgende gegevens aan de virtuele assistent mee te delen:

  • Naam en voornaam
  • Adres
  • Telefoonnummer
  • Emailadres
  • Ondernemingsnummer

Wij zullen deze gegevens ook intern gebruiken om de goede werking van onze dienstverlening te verzekeren. Zo bereiden wij op basis van de meegedeelde gegevens een eerste dossier voor en kunnen wij dit op onze eerste afspraak reeds voorleggen.

  • Gegevens over uw situatie/problematiek

U krijgt de mogelijkheid om in de virtuele assistent uw juridische vraag te stellen. De vraag die u stelt en de keuzes die u maakt in de virtuele assistent laten ons toe om in te schatten welke accountant het beste bij u past.

Hiernaast worden de vragen die niet begrepen werden door de virtuele assistent gebruikt om nieuwe informatie toe te voegen aan de assistent. Hierdoor kunnen wij de volgende keer wel correct antwoorden op de vraag van een andere gebruiker. Er wordt natuurlijk nooit melding gemaakt van de persoonlijke gegevens van de oorspronkelijke vraagsteller.

Ten slotte gebruiken wij uw probleembeschrijving, vraag en gemaakte keuzes voor een aantal statistische doeleinden. Dit helpt ons te achterhalen welke diensten en materies voor onze gebruikers het meest bruikbaar en relevant zijn.

  • Gegevens over het gebruik van de virtuele assistent

Wij verzamelen ook een aantal gegevens over het gebruik van de virtuele assistent. Hierdoor krijgen wij informatie over de duur van het gesprek met de gebruiker in kwestie, welke keuzes de gebruiker maakte en andere nuttige informatie over het gesprek. Dit is enorm nuttige informatie voor ons. Dankzij deze informatie passen wij onze diensten aan zodat de gebruikservaring voor u binnenkort nog beter wordt.

Hiernaast gebruiken wij de gegevens over het gebruik ook voor beveiligingsdoeleinden. Wij willen natuurlijk misbruik en cyberaanvallen op onze virtuele assistent voorkomen zodat wij u deze dienst kunnen blijven aanbieden. De verzameling van deze gegevens gebeurt steeds op basis van een gerechtvaardigd belang of wettelijke grondslag.

  • Gedeelde documentatie

Als gebruiker van de virtuele assistent krijgt u ook de mogelijkheid om relevante documentatie op voorhand aan ons over te maken. Hetgeen u met ons deelt zal enkel gebruikt worden in verband met onze juridische dienstverlening. De documenten zullen enkel aan derden overgemaakt worden mits onze dienstverlening dit noodzakelijk vereist.

5. VAN WELKE BRONNEN WORDEN MIJN GEGEVENS VERZAMELD?

Wij verzamelen enkel de gegevens die u zelf verkiest mee te delen aan de virtuele assistent. Indien u dus liever bepaalde zaken niet meedeelt, hoeft u dit dan ook niet te doen. U dient er zich dan wel van bewust te zijn dat onze dienstverlening in dat geval niet optimaal kan verlopen.

6. WELKE DERDE PARTIJEN ONTVANGEN MIJN GEGEVENS?

Dienstverleners: het is mogelijk dat de gegevens die u met ons deelt in het kader van onze dienstverlening aan derde partijen worden doorgegeven. Indien zij toegang hebben tot bepaalde persoonsgegevens zullen wij dit enkel doen in de mate van het noodzakelijke en worden er met hen de nodige garanties bekomen in het licht van de gegevensbescherming en de geldende wetgeving.

Overheidsdiensten: wij delen uw gegevens met de overheid van zodra dit wettelijk verplicht is.

Google Dialogflow (Google inc.): om de taalherkenning van de virtuele assistent voortdurend te kunnen verbeteren worden de vragen die een gebruiker aan de assistent stelt gecontroleerd op synoniemen en semantische nabijheid door Google. Dit betreft enkel de vragen die een gebruiker stelt en de mogelijke persoonsgegevens die hierin voorkomen. De identificatiegegevens, gegevens over het gebruik en documentatie wordt niet met Google gedeeld.

Voor meer informatie over het privacybeleid van Google kan u terecht op: https://policies.google.com/privacy?hl=nl

7. VOOR HOELANG EN WAAR WORDEN MIJN GEGEVENS BEWAARD?

De gegevens worden op een zo veilig mogelijke manier bewaard binnen de EU.

De ontvangen persoonsgegevens worden door ons niet langer bewaard dan nodig is voor onze dienstverlening of de wettelijke verplichtingen waaraan wij dienen te voldoen. Zodra wij uw persoonsgegevens niet langer nodig hebben, zullen wij deze verwijderen of anonimiseren.

8. VEILIGHEIDSMAATREGELEN

Als verwerkingsverantwoordelijke doen wij er alles aan om de beschermingen van uw gegevens op de best mogelijke manier te beschermen. Wij gebruiken hiervoor verschillende beveiligingstechnologieën en beschermingsmaatregelen. Hiertoe behoren onder andere:

– De versleuteling van vertrouwelijke data over publieke netwerken aan de hand van cryptografische standaarden. TLS-encryptie mechanismes zijn geïmplementeerd volgens de hoogste standaarden en gebruiken enkel sterke algoritmes met minimaal 128-bit encryptie.

– De bewaring van de persoonsgegevens via de virtuele assistent gebeurt via systemen die voldoen aan industrienormen om zijn datacentra te beschermen tegen gegevensverlies als gevolg van stroomuitval en brand. Gegevens worden gehost op een Europese server.

9. Rechten van de betrokkenen:

U hebt het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van uw persoonsgegevens, alsook van het gebruik van uw persoonsgegevens. Hiervoor kan u ons steeds contacteren. U hebt hiernaast ook een aantal rechten ter beschikking:

9.1 Recht van verbetering, verwijdering en beperking

U bent volledig vrij om uw persoonsgegevens al dan niet mee te delen aan ons. Daarnaast heeft u steeds het recht om te verzoeken uw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen. Dit in het geval u mogelijks verkeerde gegevens hebt doorgegeven of de fout bij ons lag.

U dient er zich van bewust te zijn dat bij de weigering van mededeling of verzoek tot verwijdering van bepaalde persoonsgegevens, de diensten die wij u graag aanbieden, mogelijks niet langer mogelijk zijn.

U mag eveneens vragen om het gebruik van uw persoonsgegevens te beperken.

9.2 Recht van verzet

U beschikt over een recht van verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen.

Daarnaast hebt u steeds het recht om u te verzetten tegen het gebruik van persoonsgegevens voor doeleinden van direct marketing; in dergelijk geval hoeft u zelfs geen redenen op te geven.

9.3 Recht van vrije gegevensoverdracht

U beschikt over het recht om uw persoonsgegevens die door u verstrekt zijn aan de virtuele assistent in een gestructureerde, gangbare en machine-leesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te laten dragen.

9.4 Recht van intrekking van de toestemming

Voor zover de verwerking gebaseerd is op uw voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht om die toestemming in te trekken.

9.5 Uitoefening van uw rechten

U kan uw rechten uitoefenen door ons te contacteren, hetzij per e-mail naar seven.degroot@yaarwerk.nl, per post naar Wilhelminakade 308, 3072 AR te Rotterdam. Gelieve steeds een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart toe te voegen bij de aanvraag, zodat u voldoende geïdentificeerd kan worden.

9.6 Automatische beslissingen en profiling

De verwerking van de persoonsgegevens van u omvat geen profiling en zal door de Verwerkingsverantwoordelijke evenmin aan geautomatiseerde beslissingen worden onderworpen.

9.7 Recht om klacht in te dienen

U beschikt over het recht om een klacht in te dienen bij de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ DEN HAAG, Tel +31 (0)88 1805 250, of ga naar https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl.

10. HYPERLINKS

Deze website kan hyperlinks bevatten naar websites van andere partijen. Ook is het mogelijk dat websites van andere partijen hyperlinks bevatten naar deze website. Wij zijn niet verantwoordelijk voor het privacybeleid van de websites van die andere partijen, en het gebruik van cookies op die websites.

11. WIJZIGINGEN

De diensten die wij u aanbieden zijn natuurlijk vatbaar voor wijzigingen in de toekomst. Hierdoor kan ons privacybeleid mogelijks aangepast worden. We raden u aan om dit privacybeleid vaak te controleren op eventuele wijzigingen en doen ons best om u van eventuele wijzigingen steeds te informeren. De datum van de laatste wijziging wordt onderaan de pagina aangegeven.